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Os 4 passos essenciais da folha de pagamento

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Você sabe como calcular a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um item essencial nas empresas, e precisa ser realizada com o máximo de cuidado para evitar incorrer em erros capazes de causar grandes prejuízos ao seu negócio.

No momento de realizar o cálculo da folha é preciso abranger uma série de fatores que não se limitam ao salário líquido dos colaboradores: é essencial saber e provisionar os impostos, contribuições e benefícios envolvidos na relação trabalhista. Esses direitos e deveres que regulam o trabalho causam efeitos imediatos no orçamento da empresa.

Além disso, é importante que os gestores e líderes entendam as rotinas envolvidas no departamento de recursos humanos, bem como as atividades e processos necessários, de forma a evitar a ocorrência de erros no momento de calcular a folha de pagamento.

Para te ajudar a realizar esse processo tão importante para a organização financeira de seu negócio, separamos os 4 pontos fundamentais para calcular sua folha de pagamento de forma correta e sem dores de cabeça. 

Continue lendo para conferir!

 

Calculando a folha de pagamento: passo a passo para aplicar em sua empresa  

 

Não importa o tamanho de seu negócio ou área de atuação, saber fazer a folha de pagamento de forma correta é fundamental para garantir a sua continuidade e evitar prejuízos. Para isso, são necessários quatro passos. Confira:

 

1- Classificar as categorias existentes na empresa:

 

É comum que em uma empresa haja mais de uma atividade desenvolvida. Quando isso ocorre, é essencial compreender todas as categorias que compõem as funções executadas para realizar o cálculo da folha.

Diferentes classes de trabalhadores contam com especificidades de direitos, deveres e benefícios, seja pela legislação trabalhista ou por acordos de Convenção Coletiva de Trabalho, negociados entre representantes sindicais das categorias e empregadores.

Vale lembrar que as novas regras da CLT também permitem acordos individuais entre patrão e empregado.

É importante que a organização ainda fique atenta ao CBO (Classificação de Ocupações Brasileiras), documento que conta com a classificação das profissões existentes e regulamentadas no país. É por meio do CBO, também, que são planejadas as matrizes de cargos e salários.

Assim, classificar as diferentes categorias dos profissionais de uma empresa é imprescindível para realizar o cálculo da folha de trabalho corretamente.

 

2- Conferir o registro de ponto:

 

O controle de ponto permite saber quantas horas cada profissional trabalhou para sua empresa, permitindo calcular itens como hora extra, horas falta e descanso semanal remunerado.

O registro de ponto ainda permite analisar as faltas justificadas. Quando as faltas são apenas justificadas, elas podem ser descontadas, sem que o funcionário leve qualquer notificação. No caso de faltas por afastamento médico e outras situações previstas em lei, não é possível realizar o desconto.

Ter um bom controle de ponto é fundamental para estar de acordo com a legalidade, evitar processos trabalhistas e garantir  que o empregado não receba menos por suas horas trabalhadas, bem como que o empregador não seja obrigado a pagar por horas não trabalhadas.

Um sistema digital de controle de pontos, como o da Apponte.me, garante maior segurança a esse processo, além de facilitar e permitir que o cálculo da folha seja realizado com maior rapidez, promovendo a produtividade no RH.

 

3- Controlar tributos e benefícios: 

 

O custo de um trabalhador para uma empresa vai além de seu salário líquido. É preciso considerar todos os impostos e benefícios garantidos por lei para chegar ao real custo do profissional ao seu negócio.

Falhas na apuração e controle de impostos e benefícios podem gerar grandes prejuízos, sejam aqueles relacionados a pagamentos, ou mesmo originados de ações trabalhistas movidas por funcionários.

O salário bruto é o primeiro item que exige cuidado. Ele precisa estar em conformidade com a base da categoria do profissional. O valor do salário bruto é utilizado para os cálculos de tributos e benefícios.

Para o INSS é preciso seguir as seguintes regras para reter na folha:

  • Salário bruto até R$ 1.045,00 — alíquota de 7,5%;
  • Salário bruto de R$ 1.045,01 até R$ 2.089,60 — alíquota de 9%;
  • Salário bruto de R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 — alíquota de 12%;
  • Salário bruto de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 — alíquota de 14%

Em salários acima de R$ 6.101,06, se aplica o teto máximo para contribuição, que é de R$ 713,08. 

Outro tributo a ser considerado no cálculo é o FGTS, que conta com alíquota fixa de 8% para profissionais e 2% para jovens aprendizes.

Já sobre o IRRF, o Imposto de Renda Retido na Fonte, é preciso lembrar que o tributo tem por base o salário bruto menos a contribuição ao INSS, devendo seguir as alíquotas:

  • Rendimentos até R$1.903,98 — isento;
  • Rendimentos de R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 — alíquota de 7,5% com dedução de R$ 142,80;
  • Rendimentos de R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 — alíquota de 15% com dedução de R$ 354,80;
  • Rendimentos de R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 — alíquota de 22,5% com dedução de R$ 636,13;
  • Rendimentos acima de R$ 4.664,69 — alíquota de 27,5% com dedução de R$ 869,36.

 

No IRRF é preciso ainda considerar a dedução relacionada aos dependentes, que hoje está no valor de R$ 189,59. 

É ainda importante se lembrar do abono salarial, benefício no qual não se aplica nenhuma retenção, incidência ou desconto.  

ATENÇÃO: alíquotas e valores salariais podem sofrer alterações com o tempo, sendo fundamental que o profissional que realiza o cálculo da folha de pagamento esteja atualizado sobre as regras tributárias.

Por fim, é importante não se esquecer de itens como: 

  • adicional de insalubridade (quando houver); 
  • adicional de periculosidade (quando houver); 
  • vale transporte (quando houver); 
  • vale refeição (quando houver); 
  • auxílio-educação (quando houver). 

Reforçando: analise com cuidado a CLT e Convenções Coletivas para evitar pagamentos indevidos ou supressão de direitos e benefícios conquistados.

 

4- Calcular:

 

Com todas essas informações levantadas, é momento de realizar o cálculo da folha de pagamento. Este cálculo deve ser feito individualmente, uma vez que, além de existirem diferentes categorias de profissionais, cada indivíduo possui uma jornada única junto a sua empresa.

O cálculo da folha pode ser um processo demorado. O ideal é que seja realizado de forma automatizada, utilizando a tecnologia para ganhar tempo e diminuir os riscos de ocorrência de erros. 

 

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Até a próxima!

 

Publicado por Apponte.me

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