O controle financeiro de uma empresa é um dos pontos essenciais para o seu êxito comercial e sustentabilidade. O problema é que dentro de todo este processo de gerenciamento encontraremos uma série de atividades complexas. Lidar com elementos primordiais como a folha de pagamento não é tarefa simples.
Para ajudar neste processo, listamos a seguir as 6 melhores práticas para uma gestão eficaz deste tópico contábil. É bem verdade que falamos aqui de uma tarefa que implica matemática financeira, leis trabalhistas, dentre outros conhecimentos específicos. O que significa que não esgotaremos o assunto neste artigo.
O objetivo é apontar caminhos que simplifiquem este aspecto tão importante para o funcionamento da sua empresa. Afinal, não são poucos os gestores que têm dificuldade na hora de lidar com a questão dos pagamentos. Lembre-se que uma gestão ineficaz aqui irá ser prejudicial para toda a vida financeira da organização.
Conheça as seis melhores práticas para uma gestão eficaz da folha de pagamento
1. Conta bancária e padronização
Para que exista maior clareza nas finanças da sua empresa é importante separar uma conta bancária exclusivamente para os salários. Entre os benefícios que este simples cuidado proporciona está o melhor controle sobre gastos e fluxo de caixa. Também será relevante em casos de fiscalização, já que facilita o levantamento e comprovação de dados.
2. Estabeleça rotinas
A entrega dos contracheques deve se tornar uma rotina na organização. Ao gestor cabe estabelecer e respeitar uma data para entrega de holerites e realização de depósitos. Para além disso, há a obrigação legal da entrega mensal do demonstrativo. Por isso é tão importante ter uma rotina.
3. Um bom relógio de ponto
O valor de uma remuneração é proporcional à jornada de trabalho do funcionário. Por isso o registro e controle deste tempo são fundamentais na gestão de pagamentos. O recomendável é manter a anotação precisa de entradas, saídas, almoço, horas extras e assim por diante. Invista em ferramentas eletrônicas para evitar perda de dados e fraudes. Se quiser bater um papo com nosso time, fique a vontade!
Estruturação de cargos, reservas de contingência e automatização
4. Tenha cargos e salários estruturados
Outro fator que vai melhorar o gerenciamento de que tratamos é a estruturação de cargos e salários. Uma empresa cujos pagamentos estão bem alinhados à estrutura hierárquica tem maior facilidade no controle financeiro. Esta estruturação também facilita na hora de aplicar eventuais alterações de salário ou incluir novos funcionários.
5. Tenha uma reserva de contingência
Mesmo que a sua folha de pagamento seja bem estruturada e as suas contas estejam em dia, é fundamental estar seguro contra imprevistos. É para isto que serve a reserva de contingência. Ela evita inclusive que o atraso de salários termine em ações trabalhistas.
Com relação a estas provisões, elas também devem levar em conta o pagamento de férias e 13º. Há alguns cálculos que ajudam a descobrir o quanto se deve economizar mensalmente para montar a sua reserva.
6. Automatização: a importância de usar a tecnologia a seu favor
Por fim, não dá para falar de gestão eficiente sem mencionar o grande auxílio que é oferecido pela tecnologia. Hoje a sua folha pode ser totalmente automatizada, melhorando cálculos e armazenamento de informações legais. Os recursos tecnológicos também podem surgir em diversas outras etapas do processo.
Existem dezenas de softwares para isso. Muitas vezes seu contador pode indicar o melhor para você.
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Com estas 6 dicas você poderá elaborar uma gestão mais eficiente da sua folha de pagamento. Vimos que a automatização é de grande importância, assim como o registro eficiente de jornadas diárias. Quer conhecer uma solução integrada com a nuvem e que une os dois tópicos, substituindo os tradicionais relógios de ponto? Confira em nosso site!
