Sistema ponto: vantagens e desvantagens dos 3 mais usados

Ter um sistema ponto na empresa é importante para o controle de horas trabalhadas, o fechamento de folha e os devidos pagamentos.

Além disso, o sistema ponto tem vantagens e desvantagens que podem ser críticas para cada tipo de empresa.

Em modelos Home Office, por exemplo, o controle de ponto manual já está obsoleto e os biométricos também não atenderá, afinal não dá pra levar o relógio de ponto biométrico na mochila.

É bom lembrar que o sistema ponto não serve apenas para estes devidos registros, mas também para evitar gastos desnecessários e possíveis fraudes ou injustiças no ambiente laboral.

Em artigos anteriores, já falamos sobre cada tipo de sistema de ponto. Hoje, vamos listar os prós e contras de cada método. Leia a seguir!

1 – Sistema ponto manual, livro de ponto ou folha de ponto

Esse sistema de ponto, como o próprio nome já mostra, é feito com letra de punho, onde cada funcionário faz os próprios registros via manual no livro ponto. 

É comum as empresas pedirem para o colaborador preencher a folha de ponto toda em um único dia. Muitas vezes essas folhas são invalidadas em processos trabalhistas.

Por ser um método antigo, hoje em dia podemos dizer que ele tem mais desvantagens do que vantagens.

Vantagem sistema ponto manual, livro de ponto ou folha de ponto

Uma vantagem rara desse método é que quando há o esquecimento da marcação o colaborador corrige e preenche no dia seguinte. 

Como já citamos em outros textos, a maior parte dos pontos de dificuldade nas empresas é o tempo dispensado pelo RH para conferência de registros e informações.

Desvantagens sistema ponto manual, livro de ponto ou folha de ponto

Por outro lado, esse sistema também deixa muito a desejar em confiabilidade, uma vez que, por processar informações manualmente, algumas ficam divergentes, causando estresse interno e demorando o repasse de informações.

A demora na compilação de dados atrasa todo o processo de checagem e cálculos de dias trabalhados, atrasos, faltas entre outros.

Um outro fator negativo desse sistema ponto acaba sendo a dificuldade no gerenciamento de informações, uma vez que elas estão descentralizadas e separadas em pilhas e pilhas de papéis.

2 – Sistema ponto eletrônico ou ponto biométrico

Já foi considerado um dos mais confiáveis (não é mais assim), este sistema de ponto oferece muitas vantagens em relação aos outros.

Com o avanço da tecnologia, acessar os dados do ponto registrado tornou-se uma tarefa bem mais fácil.E essa é apenas uma das inúmeras vantagens do sistema ponto eletrônico.

Aqui, neste sistema ponto eletrônico, estamos considerando biométricos, os de cartão e também os alternativos (que são o futuro e vamos fazer um tópico só sobre ele).

Vantagens do sistema ponto eletrônico

Vamos começar citando a economia de tempo que ele gera ao registrar todas as informações em um banco de dados online (nuvem), acessível e consultável em questão de minutos.

Este tipo de ponto viabiliza o melhor controle de dados e minimiza fraudes, por meio da alta segurança do método; isso porque as informações são coletadas individualmente e enviadas diretamente para a nuvem, sem nenhuma interferência humana.

Ainda falando em segurança, o ponto eletrônico também permite que sejam evitados processos trabalhistas por falhas de registro ou discrepância de informação, por exemplo.

Além disso, a garantia de autenticidade do sistema ponto eletrônico é bem maior que as outras, pois se usam meios que exigem a presença verídica dos colaboradores na hora de marcar o ponto (como a geolocalização no caso do ponto totalmente eletrônico).

Uma vantagem que se destaca no ponto totalmente eletrônico: velocidade

Uma outra vantagem bem marcante é a rapidez de acesso às informações, uma vez que elas vão para o sistema poucos segundos depois de registradas. 

Isso ajuda o RH a observar, orientar e, até mesmo, a cortar horas extras excessivas dos colaboradores, gerando maior economia para a empresa.

Mas a economia não para por aí; ela se estende também aos recursos materiais e humanos. 

Uma vez que a empresa economiza toneladas de papel e reduz os esforços gastos pela equipe de RH, que, em vez de dispensar todo o seu tempo focada em centralizar informações, foca em encontrar falhas, exageros ou qualquer outra anormalidade de dados.

Desvantagens do sistema ponto eletrônico

Excluindo o ponto totalmente digital (também chamado de alternativo), os sistemas biométricos e de cartão apresentam uma grande desvantagem: a necessidade de presença física e riscos de fraude.

A biometria exige uso na máquina instalada na empresa, o que pode gerar custos com instalação, manutenção e problemas para atualizações.

Já o ponto de cartão pode ser eletrônico, mas também permite uso por outras pessoas e, igualmente, exige a presença física do colaborador.

Quando falamos de ponto alternativo baseado na portaria 373/11 do MTE, a história muda: tudo acontece online e por isso ele é o mais avançado de todos os sistemas de ponto.

3 – Sistema ponto digital ou alternativo

Antigamente, exigia-se provas materiais da presença do funcionário dentro da empresa. Já nos dias atuais, diante de todo contexto de pandemia que estamos vivendo, muitas pessoas estão trabalhando dentro de suas casas (home office).

Ou seja, ficou totalmente inviável e desnecessário manter um sistema de ponto dentro dos prédios empresariais. Pois os trabalhos podem ocorrer tanto interna quanto externamente – e as marcações também.

Vantagens do sistema ponto digital ou alternativo

A maior vantagem do ponto digital ou alternativo é o uso da tecnologia a favor dos empreendedores.

Ferramentas como GPS, localização em tempo real, IP e históricos tornam isso possível.

Em outras palavras, é possível marcar presença sem estar fisicamente presente.

Isso é positivo, pois as empresas valorizam mais a produtividade e rendimento do que o tempo gasto nas tarefas.

A isenção de deslocamento para marcar ponto ajuda as pessoas que produzem melhor em momentos variados do dia.

Além disso, isso evita o cansaço e desgaste dos colaboradores logo pela manhã devido ao trânsito.

A redução de custos frente a outros tipos de equipamento de ponto tradicionais é gigante. Manutenção muito mais barata (as vezes inexistente) é outro ponto forte.

O aumento da produtividade do RH por conta de informações mais assertivas e em tempo real fazem os gestores mais ágeis.

Desvantagem do sistema ponto digital ou alternativo

Para quem não investe em um controle de ponto digital que realmente tenha as ferramentas, relatórios e funcionalidades necessárias para ajudar o RH, os 7 erros mais comuns do sistema de ponto continuam acontecendo.

Esses erros de RH no controle de ponto podem acabar com a sua empresa e diminuir a produtividade em todos os setores.

Essa desvantagem acontece apenas para quem escolhe um sistema de ponto digital sem características fundamentais.

Essas características incluem geolocalização, relatórios personalizáveis e configuráveis, e controle baseado em nuvem.

Além disso, o sistema deve oferecer histórico, entre outros recursos.

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Por fim, reforçamos que cada empresa deve escolher o sistema de marcação de ponto pensando na melhor relação custo-benefício. Portanto, é preciso ter mais pontos positivos do que negativos.

Além disso, é necessário avaliar bem todas as necessidades que o sistema de ponto escolhido atende, uma vez que cada situação é única e varia de acordo com as condições gerais.

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