Como fazer controle de ponto Home Office reduz os altos custos do RH?

O controle de ponto é uma ferramenta antiga muito usada no gerenciamento de pessoal. Nos dias atuais, diante da pandemia do novo Coronavírus, esta função ficou um pouco diferente e mais desafiadora para os empresários e seus funcionários.

Com as pessoas trabalhando em casa, ficou cada vez mais difícil elas marcarem o ponto, que comprova sua presença na jornada de trabalho, tirar pausas e mostrar o tempo produtivo.

A falta de informações no trabalho Home Office pode ser uma grande vilã do RH, já que o controle de jornada de trabalho fica ainda mais difícil nesse novo modelo de trabalho.

Mas, então, como fazer o controle de ponto home office, mantendo a produtividade do colaborador e RH, e ainda ter dados confiáveis? É sobre isso que vamos falar hoje, neste artigo.

Controle de ponto home office: como os gestores estão ‘se virando’?

Como já citamos anteriormente em outros textos, existem diversas maneiras de realizar o controle de ponto. Mas vale ressaltar que quase todas elas exigem a presença física do funcionário, in loco, diariamente. 

Em outras palavras, os funcionários devem se dirigir até a empresa onde trabalham ou prestam serviço para marcar seu ponto, antes de começar a jornada de trabalho.

Isso pode ser feito pelo ponto manual (embora seja um pouco antiquado), ponto digital (por biometria, senha ou cartão individuais) e, por fim, pelo ponto alternativo (totalmente eletrônico, assim como o relógio de ponto Apponte.me).

Este último é o que vem sendo utilizado no mercado, devido à sua praticidade e simplicidade.

Panorama pandêmico

A pandemia pelo novo Coronavírus começou em abril de 2020, e mudou totalmente a rotina das pessoas, uma vez que ela trouxe o isolamento social como estratégia de controle de contágio.

Sendo assim, todos os hábitos do dia a dia foram adaptados para funcionar à distância, estudos, trabalho, entre outras atividades.

Com isso, as rotinas de trabalho foram alteradas. Agora, por exemplo, as pessoas trabalham mais, e consequentemente produzem mais – mas, em horários incomuns, muitas vezes.

E foi justamente isso que induziu algumas empresas ao uso do controle de ponto home office, que é o alternativo e totalmente eletrônico sistema de ponto. 

Ponto alternativo para controle de Home Office

Este tipo de ponto permite que as pessoas façam a marcação de qualquer lugar em que estejam, desde que tenham acesso a um aparelho celular ou computador conectado à internet.

Uma de suas vantagens é a economia de recursos para o empresário, uma vez que, para realizar o controle de ponto home office, não é preciso ter despesas com local físico, relógio ponto, provedor de internet, instalação, etc.

Ou seja: a responsabilidade total fica por conta do colaborador, que precisa ter em mente que, ao registrar o ponto corretamente, está garantindo não só os seus direitos trabalhistas, mas também colaborando para que os empreendedores tenham uma visão ampla sobre o ritmo de trabalho durante a pandemia.

Quais são as vantagens do controle de ponto home office totalmente eletrônico?

Economia

Isso acontece ao utilizar exclusivamente os serviços de internet, onde tudo funciona online. Dessa forma, você evita gastar dinheiro com grandes servidores, equipamentos e outros itens necessários para a marcação de ponto.

Além disso, o relógio biométrico e as máquinas de cartão de ponto, por exemplo, exigem maior investimento devido aos maquinários, instalações e manutenções necessárias.

Por outro lado, no controle de ponto home office com o sistema totalmente eletrônico (alternativo), seu colaborador economiza tempo para marcar ponto, e seu RH também economiza ao receber atualizações na hora. Além disso, sua empresa reduz custos e pode reinvestir em outras melhorias.

Dados centralizados

Os dados ficam armazenados na nuvem, onde todos os usuários liberados podem ter acesso a eles (os níveis de detalhes e permissões é você quem define). 

Isso também economiza tempo e esforços, a se buscar informações de um funcionário x ou y, por exemplo. A qualquer momento, você pode acessar relatórios e ter o controle de jornada do colaborador em tempo real.

E fora que permite que o próprio colaborador possa acompanhar seus horários, para se policiar mais quanto a ‘atrasos’, faltas etc.

Acesso rápido

Está tudo a um clique de distância e alcance de todos. Basta clicar e acessar tudo que precisa, sem burocracias.

O fácil acesso aos relatórios e dados fez com que a produtividade dos nossos clientes aumentasse em 9x.

Segurança

Este é outro item essencial na hora de aderir ao controle de ponto home office, pois a segurança dos dados e informações é um bom critério de escolha.

Toda inserção é feita com sistemas muito bem blindados contra invasões externas, ou até mesmo acesso de terceiros não autorizados, por exemplo.

Flexibilidade

A flexibilidade se dá ao oferecer escolhas para o funcionário cadastrar seu ponto. Ele pode optar por usar o celular, por exemplo, se tiver algum problema de conexão em casa.

Além disso, o trabalho em casa permite maior produtividade e alívio ao funcionário e empresa, sabendo que o registro do ponto está sendo feito de forma justa e correta.

Transparência

A transparência é a garantia de sucesso de uma empresa e o mesmo vale para os colaboradores. Ao agir dessa maneira, valores como honestidade e verdade são postos em evidência e em prática.

E isso vale também no que diz respeito a processos trabalhistas, pois a transparência cumpre a lei à risca.

E o que diz a legislação sobre o controle de ponto home office (digital alternativo)?

Na Legislação, temos a Portaria 373, publicada pelo Ministério do Trabalho em 2011. Ela regulamenta meios modernos de controle de jornada de trabalho, como o uso de softwares, por exemplo.

Isso facilitou e muito a transição das empresas, durante a pandemia, uma vez que garante que os colaboradores continuem sendo pagos por seus serviços, de maneira correta e justa, sem maiores alterações.

Leia abaixo o que dizem os artigos de 1 a 3 da portaria na íntegra:

Dispõe sobre a possibilidade de adoção pelos empregadores de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho e revoga a Portaria nº 1.120, de 8 de novembro de 1995.

O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e os arts. 74, § 2º, e 913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943; resolve:

Art. 1º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

• 1º – O uso da faculdade prevista no caput implica a presunção de cumprimento integral pelo empregado da jornada de trabalho contratual, convencionada ou acordada vigente no estabelecimento.
• 2º – Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a freqüência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.

Art. 2º – Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos eletrônicos de controle de jornada de trabalho, mediante autorização em Acordo Coletivo de Trabalho.

Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:

I – restrições à marcação do ponto;

II – marcação automática do ponto;

III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e

IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

• 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:

I – estar disponíveis no local de trabalho;

II – permitir a identificação de empregador e empregado; e

III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Ainda está com dúvidas sobre o controle de ponto home office? Fale com um de nossos especialistas agora mesmo e tenha as respostas que precisa.